Bostadsbolagets underhållsbok och årsklocka
Underhållsboken är bostadsbolagets minne. När den är i skick är underhållet planerat och reparationerna kommer i tid. När den saknas är det första beskedet om underhållsbehovet ett läckage.
Vad en underhållsbok är
Underhållsboken samlar två saker: vad som finns i fastigheten (apparater, system, material och deras ålder) och vad som ska göras med dem (underhållsintervall, föregående och nästa service).
Den är inte samma sak som utredningen om underhållsbehov eller PTS. Skillnaden ligger i tidsspann och noggrannhet:
- Underhållsbok — återkommande underhåll: sotning, rengöring av ventilationen, filter, service av värmefördelningscentralen.
- PTS och utredningen om underhållsbehov — stora reparationer år framåt: fasad, tak, rör.
Underhållsboken förebygger att PTS-reparationerna kommer i förtid.
Vad lagen kräver
En underhållsbok har krävts av nybyggen och av tillståndspliktiga reparationsprojekt sedan början av 2000-talet. I äldre bostadsbolag finns den alltså inte nödvändigtvis — och att den saknas är inte en förseelse.
Ett separat krav som gäller alla bostadsaktiebolag är utredningen om underhållsbehov: styrelsen ska på den ordinarie bolagsstämman lägga fram en utredning om underhållsbehovet under de fem följande åren. Uppgifterna i underhållsboken är det bästa underlaget för den utredningen — utan dem bygger den på minnet.
Köparen bedömer risk. Ett bostadsbolag som kan visa vad som underhållits och när är en mätbart mindre risk än ett bolag vars historik ingen känner till. Det syns både i köpeskillingen och i hur snabbt bostäderna säljs.
Årsklockan — underhållsboken i praktiken
Underhållsboken är en förteckning. Årsklockan gör den till handling: den säger vad som görs i år, i vilken månad och av vem.
Ett typiskt år i ett bostadsbolag:
- Vår — okulär kontroll av fasader och yttertak efter vintern, rengöring av dagvattensystemen, gårdsområdena.
- Sommar — större underhållsarbeten och målningar, kontroll av lekredskapen.
- Höst — kontroll av värmesystemet före säsongen, ventilationsfilter, avtal om snöarbeten.
- Vinter — uppföljning av värmefördelningscentralen, förbrukningsavläsningar, budget och utredning om underhållsbehov till bolagsstämman.
Årsklockans värde ligger inte i listan utan i att den är densamma varje år. När rundan upprepas märks avvikelserna — en ökad värmeförbrukning eller ett återkommande fel avslöjar ett begynnande problem innan det blir en reparation.
Hur underhållsboken byggs upp om den saknas
Inte färdig på en gång. En ordning som fungerar:
- 1. Förteckna utrustningen. Värmesystem, ventilation, vattenledningar, avlopp, tak, fasad, fönster, elsystem.
- 2. Anteckna åldern. Byggnadsår eller året för den senaste förnyelsen. Om åldern inte är känd, anteckna den som okänd — gissa inte.
- 3. Lägg till underhållsintervallen. Tillverkarens anvisning eller branschens allmänna praxis.
- 4. Anteckna utförda arbeten efter hand. Härifrån växer historiken av sig själv.
En post vars ålder inte är känd är en risk, inte en tom rad. Anteckna den separat: den hör till arbetslistan även om kostnaden ännu inte kan uppskattas. Att anteckna en saknad uppgift som noll är sättet på vilket reparationsskulden försvinner från papperet men inte ur verkligheten.
Utrustning, underhållsintervall och kommande åtgärder i en och samma vy — och ett täckningstal som visar hur stor del av fastigheten som är känd. Ingår i Basic-nivån.
Se vad Basic innehåller →Källor och mer information
Lagen om bostadsaktiebolag (utredning om underhållsbehov), markanvändnings- och bygglagstiftningen (kravet på underhållsbok vid nybyggnad och tillståndspliktiga reparationer). Allmän information, inte byggnadsteknisk eller juridisk rådgivning; kontrollera alltid ditt bolags situation med disponenten.